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A Função da “Conta Caixa” na Prestação de Contas

A movimentação financei­ra de um condomínio, de modo geral é apresentada aos condôminos por meio de uma pasta de prestação de contas men­sal entregue pela assessoria contá­bil ao sindico que encaminha em sequencia aos conselheiros para análise e emissão de parecer.

Esta mesma pasta, fica a disposição dos condôminos na ad­ministração do condomínio, para aqueles interessados em verificar o detalhamento das contas e os comprovantes de pagamentos ane­xados, confrontando com o espelho encaminhado por meio de um relatório sintético a cada condômi­no.

Dentre as várias rubricas contábeis utilizadas para contabiliza­ção da movimentação financeira do mês, dependendo do estilo de administração do sindico e da for­ma de gestão financeira utilizada, pode ocorrer à utilização e o manu­seio de dinheiro em espécie, inci­dindo neste ato a criação da conta caixa, objeto de nosso estudo.

A conta caixa é um instru­mento da gestão financeira que tem sido muito usada pelos sín­dicos e gestores condominiais, e que realiza o controle de todas as movimentações em espécie, ou seja, controla as entradas e saídas de dinheiro por um determinado tempo.

Normalmente este controle da conta caixa deve ser realizado dia­riamente pelo sindico, visando um domínio pleno da gestão financeira do dinheiro em espécie, garantindo o efetivo controle dos comprovan­tes de despesas que irão justificar e comprovar a movimentação destes recursos.

O emprego da conta caixa, em primeira análise, deve sem­pre preservar recursos de pequena monta, ou seja, para concretizar o pagamento de despesas em que não compensa financeiramente a emis­são de cheques devido aos custos inerentes a compensação e tarifas bancárias.

Portanto o objetivo princi­pal da conta caixa seria de suprir despesas administrativas como por exemplo: cópias xerográficas, aquisição de chaves, despesas de correios, enfim operacionalizar de forma rápida e sem burocracia o pagamento de valores não expres­sivos.

Alguns síndicos, de forma ir­responsável e imprudente conside­rando-se evidentemente a lisura e a transparência das prestações de contas, efetivam saques em valo­res muito altos e os mantém sob sua guarda, justificando tal atitude administrativa pela dificuldade no deslocamento constante ao banco ou ainda, a facilidade de acesso ao dinheiro quando necessário, um grande erro.

Esta conduta pode induzir o sindico a cometer vários erros na administração destes recursos como estes: pagar uma conta pes­soal para futuramente devolver ao caixa, pagar algum fornecedor e não apanhar no momento a nota ou recibo da compra ou do serviço, ou até deixar dinheiro com algum terceiro para pagamento de uma despesa e o dinheiro simplesmente sumir.

É claro que podemos questio­nar o seguinte: mas esta mesma situação não poderia acontecer com pequenos recursos? Eviden­temente que sim, mas a diferença reside exatamente na facilidade ou dificuldade da reposição do recur­so mal gerido, pois se a quantia não for representativa, facilita bastante a devolução, restando apenas a chateação pela desorganização.

A conta caixa não tem a função contábil de gerir valores volumo­sos, até porque os grandes recursos devem sempre ser depositados e geridos em conta corrente bancá­ria, naturalmente por segurança e responsabilidade civil do sindico, principalmente visando a transpa­rência na demonstração financeira das contas, facilitando assim pos­síveis esclarecimentos futuros por parte de conselheiros e até de con­dôminos.

Para que não haja qualquer problema na gestão do caixa rota­tivo, deve-se evitar o manuseio de montantes expressivos em dinhei­ro, apenas quantias emergenciais para suprir pequenas despesas. Ademais, aconselhamos contabil­mente que este caixa rotativo ao final do mês após a movimenta­ção financeira das despesas seja zerado, com o depósito do saldo restante em conta bancária, e se necessário for, no mês seguinte, novamente retirar uma pequena quantia e reabrir o caixa.

A simples medida por parte do sindico de gerir pequenos recursos por si só, irá facilitar a gestão fi­nanceira e em caso de descuido do gestor, sua reposição é fácil e qua­se “indolor”, pois não representa valor que inviabilize uma rápida reposição.

Em suma, o caixa rotativo não deve ser abastecido de grandes montantes financeiros, pois sua origem advém de uma exceção, ou seja, a regra é utilizar o banco para movimentar as receitas e despesas do condomínio.

Portanto síndicos, para uma gestão transparente e clara, evitem até a utilização caixa rotativo em espécie com valores expressivos, pois os registros bancários ga­rantem a dissolução de dúvidas e ficam disponíveis por prazo inde­terminado, facilitando assim o nor­teamento

 

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